Met maar 2 principes van kennismanagement je contentbeheer waardevoller maken

Laten we eerst het verschil tussen informatiemanagement en kennismanagement duidelijk maken. Zowel in letterlijke definities als in de algemene inzichten in deze onderwerpen, wordt duidelijk gemaakt dat informatiemanagement vaak gaat over ICT processen en infrastructuren, en kennismanagement over het beheren en ontsluiten van kennis in een organisatie.

  • Informatiemanagement volgens Wikipedia: Informatiemanagement is een proces dat ervoor zorgt dat de informatiebehoeften die vanuit verschillende werk- en bedrijfsprocessen van een organisatie ontstaan worden vertaald in informatievoorziening. Informatiemanagement professionaliseert de vraagkant van ICT en valt daarom in de regel niet onder een ICT-afdeling maar onder de gebruikersorganisatie.
  • Kennismanagement volgens Wikipedia: kennismanagement is het proces van het creëren, delen, gebruiken en management van kennis en informatie binnen een organisatie. Het omvat een multidisciplinaire aanpak om organisatiedoelstellingen te behalen door kennis zo goed mogelijk in te zetten.

Waarom sluiten de principes van kennismanagement meer aan bij contentmanagement?

Dat doen ze niet persé 🙂 Bij kennismanagement in relatie tot content draait het ‘ontsluiten van de inhoud van content’, of dat nou via slim beheer is of niet. Bij informatiemanagement in relatie tot content draait het om het ‘efficiënt inrichten van het beheerproces’, zodat de juiste content snel kan worden gevonden. Eén voorbeeld? Het opstellen van een goede taxonomie.

Kennismanagement richt zich op leren

Contentbeheer ook. Of het nu gaat om de eindgebruiker of degene de die content opstelt, edit of beheert, uiteindelijk draait het erom wat er met content wordt gedaan. Klinkt als een cliché? Laten we de kennis management -bril even opzetten.

Bij kennismanagement geldt bijna altijd: de gebruiker van kennis moet iets leren. Hij of zij moet na het gebruiken van de kennis in staat zijn iets te doen of te begrepen wat hij/zij eerder niet kon of wist. Als het gaat over je content, probeer je doel dan niet te formuleren als ‘oriënteren’, ‘activeren’, ‘overtuigen’, etc., maar formuleer een helder leerdoel. “Na het lezen van mijn artikel kan de lezer helder vertellen wat informatiemanagement is, wat het verschil is met kennismanagement en wat 5 mogelijke toepassingen van kennismanagementprincipes in de praktijk zijn’.

Voor contentbeheer geldt dat je los even los mag laten welk stukje content op welke plaats in Sharepoint staat, wat de looptijd van de juridische afdeling is om content te controleren, of dat de zoektermen van je SEO onderzoek ook wel echt gebruikt worden in de teksten op de site. Probeer je contentbeheer eens in te richten zodat de leersnelheid van het bedrijf of andere gebruikers van de content zo veel mogelijk toeneemt.

Bijvoorbeeld: als je iedere week met juridische zaken over het gebruik van het woord ‘voorwaarden’ of ‘gratis’ om te tafel zit, stel dan samen met juridische zaken een checklist in. Als er documenten worden gedeeld in Sharepoint, zorg dan dat de content goed ge-meta-tagged is en dat mensen in de organisatie zich kunnen abonneren op deze metatags. Merk je dat het een heel gedoe is om de laatste versie van het SEO zoektermen document te vinden omdat niemand eigenlijk weet waar dat externe bureau die stukken nu post? Zorg dat de zoekwoorden een word-cloud vormen op het (contentbeheer) intranet.

Kortom: contentbeheer hoeft niet alleen te gaan over het opslaan van documenten, maar kan ook gaan om de inhoud/kennis goed in te zetten.

Content Kennis bruikbaar maken met een kennis-journey

Content ‘bevat’ kennis die bruikbaar is voor medewerkers. Met ‘content’ wordt vaak tekst of beeld verstaan, maar denk bij dit punt vooral aan de ‘container’ van content. Zo zit veel kennis in de hoofden van mensen, wordt er veel gedeeld in de vorm van korte ‘snippits’ of berichten op sociale media of wordt er kennisvraag vastgelegd in de vorm van een leerdoel.

Denk maar aan de nieuwe medewerker die begint met het doorspitten van de bedrijfswebsite om de producten en services beter te snappen. Of het intranet, waar vakkennis wordt gedeeld tussen collega’s. Vanuit kennismanagementperspectief zou je het liefst al die kennis binnen de organisatie continue ontsluiten en inzetten.  Hoe doe je dat? Denk in ‘kennisdeelmomenten’. Net zoals een customer journey contactmomenten in kaart brengt tussen klant en bedrijf, kun jij contactmomenten tussen de medewerkers en kennis in kaart brengen.

Kennis-contactmomenten

Bijvoorbeeld: een collega begint aan een voor hem/haar nieuwe opdracht waarin hij/zij nog niet veel ervaring heeft. Nog niet helemaal thuis in het onderwerp belt hij/zij een collega die eerder een soortgelijk project heeft gedaan. Oftewel, kennisdeling. Die Sharepoint metatags waarop je je kunt abonneren? Kennisdeling. Je collega organiseert wijnproeverijen en wijnen verzamelen is een hobby van je grote klant? Natuurlijk ga je naar je collega om even advies in te winnen over welke wijn je cadeau moet doen. Dan moet je wel weten dat je collega een fervente wijnliefhebber is.

Kennis wordt pas relevant op het moment dat we het nodig hebben. Klinkt als een open deur, maar als bedrijf weet men gezamenlijk heel veel maar dat wordt nooit gedeeld. Ontwerp een systeem waarin je relevantie koppelt aan kennis. ‘Shout outs’ op sociale media zijn een voorbeeld: “Wie heeft er ideeën over het lanceringsfeestje van mijn klant?”, “Welk logo is beter: A of B?”, etc. Kopjes koffie drinken, shout-outs, onbekende hobbies, leerdoelen van collega’s maar collega’s weten niet van elkaar wat die leerdoelen zijn: maak het zichtbaar door kennis en content(vorm) in kaart te brengen met een kennis-journey.