Chaos? In 3 uurtjes je hele planning op orde!

Je wilt je doelstellingen behalen, sneller groeien en daarmee je concurrent voorbij streven.

Hoe doe je dat?

Een belangrijk onderdeel van succesvol ondernemen is dingen gedaan krijgen. Dat kan gaan over jezelf of over anderen maar belangrijk is dat er concrete voortgang wordt geboekt zodat er uiteindelijk een product wordt opgeleverd en kan worden verkocht. Dit zijn de belangrijkste kernelementen in het uitvoeren van plannen.

Motivatie vs Discipline

Je herkent het gevoel wel: de ene dag gaat alles van een leien dakje, de volgende dag ben je blij als je met veel pijn en moeite je to-do lijst hebt doorgewerkt. Het verschil? Motivatie versus discipline.

Bij motivatie bedoelen we dat je de drijfveren en het ‘waarom’ van jouw acties helder is en dat je je ermee verbonden voelt. Je voelt je energiek, goed, pakt direct de telefoon op en reageert open en proactief op kansen en mensen. Op andere dagen kost het moeite om dingen gedaan te krijgen. Misschien zit het werk al een tijdje in het slob, zijn er geen resultaten om te presenteren en lijken kleinere projecten maar voort te duren en energie te vreten.

Allereerst is het belangrijk om beide te herkennen, te delen met werknemers of collega’s en positief te bevestigen. Een gemotiveerde dag verdiend het om gevierd te worden en je moet er extra van genieten zodat je op de gedisciplineerde dagen je weer goed voor de geest kunt halen waarom je doet wat je doet en waar je aan werkt. De strategieën? Een plank voor je kop, niet nadenken en gewoon gaan. Werkt dat niet? Spreek met jezelf af dat je 10 minuten werkt aan een bepaalde taak. De drempel is dan meestal al overwonnen, je zit inmiddels in de flow en je maakt het vaak toch wel af. Niet vergeten: het schouderklopje voor jezelf als je toch hebt gedaan wat je moest doen!

Dromen & realisering van plannen

Om je gemotiveerd maar ook gedisciplineerd te kunnen werken is het belangrijk voor ogen te hebben waarom je doet wat je doet. Dat vergt inbeeldingsvermogen en herhaling.

Bij inbeeldingsvermogen hoort het bedenken hoe de perfecte wereld eruit wanneer het probleem wat jij hebt niet zou bestaan. Hoe voelen klanten zich? Wat ervaren ze? Hoe loopt het proces? Zijn klanten gelukkig, hebben ze uberhaupt geen benul van het probleem of kunnen ze bijvoorbeeld beter acties ondernemen? Hoe ziet jouw bedrijf eruit? Hoe voelen en gedragen werknemers zich? Zijn ze vriendelijk en kalm of misschien energiek en uitbundig? Hoe ziet het kantoor eruit: perfect georganiseerd met 100% service of is het een kweekschaaltje voor creativiteit? Welke waarden kun je daaruit afleiden?

Als je duidelijk hebt waar je naar toe wilt, kun je ook duidelijk maken wat er nog ontbreekt om daar te komen. Niet alles zal realiseerbaar zijn maar je hebt een startpunt.

Welke middelen, mensen en acties heb je nodig?

Als je inzicht hebt in je droom ga je aan de slag met het omvormen van je dromen naar concrete waarden, doelen en acties. Dat betekent dat je gaat kijken naar wat realiseerbaar is (doelen), wat prioriteiten zijn (waarden) en wat je moet doen om daar te komen (acties).

Vaak zijn er op veel vragen al een antwoord en gaat dit onderdeel meer over het concreet maken van al bestaande kennis zodat er kan worden geacteerd. Het is daarom belangrijk om met elkaar te praten en informatie binnen een organisatie te delen. Denk per actie dus ook na over wie je daarvoor moet spreken of activeren.

Eén manier om dit te doen is in dagelijkse stand-up meetings waarin teamleden vertellen wat ze die dag gaan opleveren, wat ze daarvoor nodig hebben en daaruit voortvloeiende vragen direct aan het hele team kunnen voorleggen. Ook kan er worden gewerkt met Action Overview of andere methoden.

Leiderschap & communiceren

Stel je hebt een overzicht van wat wanneer moet gebeuren, hoe zorg je er dan voor dat je team of organisatie dit ook doet? Ten eerste door ze mee te nemen in de droom en niet alleen jouw of jullie droom aan het team voor te schotelen. Laat je mensen dezelfde oefening herhalen, dan komen direct de verschillen duidelijk in kaart en krijg je een mooie aanvulling op je eigen verhaal. Bovendien worden verwachtingen dan ook uitgesproken en helder gemaakt.

Als er een actielijst is opgesteld laat mensen dan zelf kiezen welke acties zich op zich nemen. Dat zijn direct ook de dingen waarvoor zij verantwoordelijk voor willen zijn. Gaat het goed? Beloon voorbeeldgedrag. Dat hoeft niet met geld, ook even speciaal aandacht besteden aan een actie of prestatie tijdens bijvoorbeeld de maandagochtend-meeting of een pizzasessie is veel waard. Bedrijfsborrel, wijdt een kleine toast aan die werknemer en zorg dat dat eerste rondje van de zaak is.

Laat zien dat jullie het ook niet allemaal weten

Een optie die vaak vergeten wordt: stel je als management kwetsbaar op. Laat zien dat jullie het ook niet allemaal weten, vraag je medewerkers om (publiek) hulp (constructieve manier van delegeren) en advies. Herhaal jullie missie, welke rol iedereen die binnen het team heeft en onderbouw met concrete voorbeelden waarom zij cruciaal zijn. Schets scenario’s van gemiste kansen of mislukte projecten die zouden zijn gebeurd, als jouw medewerkers er niet waren geweest. Beloon werknemers ook voor collegiaal gedrag zodat je de zelfredzaamheid en open communicatie binnen jouw organisatie voorop stelt.

Een flinke waslijst aan acties

Dus vergeet niet om tijd te plannen op wekelijkse en liefst dagelijkse basis om even afstand te nemen van de dagelijkse gang van zaken. Plan dus tijd in om te plannen, van jaarplan naar kwartaal-, maand- en weekplan.